Proforma invoice ialah dokumen yang menunjukkan apa yang pelanggan akan beli dan berapa jumlah yang dijangka dibayar, sebelum invois sebenar dikeluarkan. Ia biasa digunakan apabila pelanggan sudah bersetuju dengan pesanan, tetapi barang, kerja atau urusan jualan belum selesai.
Proforma invoice bukan invois sebenar. Ia menunjukkan jumlah yang dijangka dibayar — bukan dokumen akhir yang anda guna untuk merekod jualan.
Cara paling cepat untuk nampak bezanya ialah dengan melihat apa yang setiap dokumen “kata” kepada pelanggan. Ambil satu tempahan RM2,700:
| Peringkat | Dokumen | Apa yang ia kata kepada pelanggan |
|---|---|---|
| Pelanggan masih menimbang | Sebut harga | “Harga saya RM2,700.” |
| Pelanggan sudah setuju | Proforma invoice | “Jumlah yang akan anda bayar: RM2,700.” |
| Barang atau kerja sudah selesai | Invois | “Ini jumlah yang perlu dibayar.” |
| Duit sudah diterima | Resit | “Bayaran sudah diterima.” |
Tidak semua jualan lalui kesemua empat peringkat — ramai bisnes hanya guna sebahagian daripadanya. Lihat Bahagian 04 untuk bila proforma benar-benar berbaloi.
Halaman ini terangkan maksudnya dalam bahasa mudah, tunjuk contoh penuh dalam RM untuk bisnes Malaysia, dan jelaskan bila anda patut hantar proforma invoice dan bila anda patut hantar invois biasa.
Isi Kandungan
- 01. Apa itu proforma invoice?
- 02. Contoh mudah: bila satu kedai hantar proforma invoice
- 03. Apa maklumat yang ada dalam proforma invoice?
- 04. Bila perlu guna proforma invoice?
- 05. Proforma invoice vs invois — apa bezanya?
- 06. Proforma invoice vs sebut harga (quotation)
- 07. Adakah proforma invoice bukti jualan?
- 08. Boleh ke customer bayar guna proforma invoice?
- 09. Cara buat proforma invoice langkah demi langkah
- 10. Contoh penuh proforma invoice untuk bisnes Malaysia
- 11. Checklist sebelum hantar proforma invoice
- 12. Kesilapan biasa bila guna proforma invoice
- 13. Cara urus proforma invoice dengan lebih mudah
- 14. Soalan lazim tentang proforma invoice
01. Apa Itu Proforma Invoice?
Di atas kertas, proforma invoice nampak hampir sama dengan invois: ada nama pelanggan, senarai barang, kuantiti, harga seunit dan jumlah keseluruhan. Yang berbeza bukan rupanya, tetapi bila ia dihantar dan apa yang ia minta.
Dalam bahasa yang lebih mudah: ia satu janji harga yang kemas. Anda beritahu pelanggan “kalau anda teruskan, inilah jumlah yang dijangka anda bayar” — hitam putih, di atas kertas, sebelum apa-apa dihantar.
Proforma invoice = “ini jumlah yang akan anda bayar.”
Invois = “ini jumlah yang perlu dibayar.”
Ayat hampir sama, peringkat berbeza. Itulah yang paling ramai orang keliru.
Perkataan “proforma” datang daripada bahasa Latin yang bermaksud untuk bentuk — iaitu dokumen yang mengikut bentuk invois, tanpa menjadi invois sebenar.
Ramai juga mencari “perfoma invoice”, “pro forma invoice” atau “invoice proforma”. Ejaan yang betul ialah proforma invoice, dan kesemua carian itu merujuk kepada dokumen yang sama.
Kalau anda masih belum jelas apa itu invois biasa dan apa yang perlu ada di dalamnya, mulakan di panduan contoh invoice dan maksud setiap bahagiannya dahulu — proforma jauh lebih senang difahami selepas itu.
02. Contoh Mudah: Bila Satu Kedai Hantar Proforma Invoice
Puan Salmah ada kedai jahit. Satu sekolah nak tempah 60 helai baju uniform pada harga RM45 sehelai. Harga sudah dipersetujui melalui WhatsApp.
Masalahnya: pihak sekolah tidak boleh keluarkan duit tanpa satu dokumen rasmi untuk dibawa ke mesyuarat PIBG. Tetapi Puan Salmah pula belum jahit sehelai pun — dia perlukan bayaran deposit dahulu untuk beli kain.
Jadi, dokumen apa yang patut dia hantar?
| Dokumen | Kenapa ia tidak sesuai di sini |
|---|---|
| Sebut harga | Sebut harga ialah cadangan harga. Harga sudah dipersetujui, jadi peringkat itu sudah lepas. |
| Invois | Invois ialah dokumen jualan sebenar — ia menuntut bayaran mengikut syarat yang dipersetujui. Di sini pesanan belum disiapkan langsung, jadi masih terlalu awal. |
| Proforma invoice ✅ | Tunjuk jumlah tepat RM2,700 dalam bentuk rasmi, boleh dibawa ke mesyuarat, dan boleh dijadikan asas bayaran deposit — tanpa mengira jualan itu sudah berlaku. |
──────────────
= Jumlah proforma = RM2,700
Selepas sekolah bayar deposit dan Puan Salmah siapkan baju, barulah dia keluarkan invois sebenar untuk baki bayaran. Proforma tadi sudah selesai tugasnya.
03. Apa Maklumat Yang Ada Dalam Proforma Invoice?
Tiada borang rasmi yang wajib diikut. Tetapi ada beberapa maklumat yang pelanggan anda hampir pasti akan cari — dan kalau tertinggal, mereka akan WhatsApp anda balik untuk tanya.
Senarai di bawah dibahagi dua supaya anda tahu mana yang mesti ada, dan mana yang hanya perlu bila ia berkaitan dengan jualan anda.
Yang paling penting (letak dalam setiap proforma)
| Maklumat | Kenapa ia perlu ada |
|---|---|
| Tajuk “Proforma Invoice” | Paling penting sekali. Kalau tak ditulis, pelanggan mudah sangka ia invois sebenar dan ingat mereka sudah kena bayar penuh. |
| Nama & alamat bisnes anda | Termasuk nombor pendaftaran syarikat dan nombor telefon — supaya pelanggan tahu siapa nak dibayar dan siapa nak dihubungi. |
| Nama & alamat pelanggan | Kalau pelanggan syarikat, guna nama syarikat yang penuh. Bahagian akaun mereka perlukan nama yang tepat. |
| Nombor rujukan | Contoh: PI-2026-014. Supaya anda dan pelanggan boleh sebut dokumen yang sama tanpa keliru. |
| Tarikh dikeluarkan | Menunjukkan bila harga itu dikira. |
| Tarikh sah sehingga | Contoh: sah 14 hari. Ini yang melindungi anda kalau kos bahan naik selepas itu. |
| Senarai barang atau servis | Satu baris satu barang, dengan penerangan yang cukup jelas sampai tiada ruang untuk salah faham. |
| Kuantiti dan harga seunit | Supaya pelanggan boleh semak sendiri pengiraannya. |
| Jumlah keseluruhan | Angka besar yang pelanggan cari dahulu. Buat ia paling menonjol. |
| Nota “bukan bil rasmi” | Satu ayat pendek di bawah. Ia mengelakkan salah faham yang paling kerap berlaku. |
Tambah bila ia berkaitan
| Maklumat | Bila anda perlukannya |
|---|---|
| Jumlah kecil (subtotal) | Bila ada caj atau diskaun selepasnya — supaya pelanggan nampak jumlah sebelum dan selepas. |
| Caj penghantaran atau diskaun | Bila ia dikenakan. Letak sebagai baris berasingan; jangan sembunyikan dalam harga barang. |
| Baris SST | Hanya kalau bisnes anda perlu kenakan SST. Lihat panduan SST untuk tahu sama ada ia terpakai kepada anda. |
| Deposit dan baki | Bila anda minta bayaran awal. Nyatakan berapa perlu dibayar sekarang dan berapa bakinya. |
| Cara dan syarat bayaran | Bila anda mahu pelanggan terus boleh bayar — nombor akaun bank dan bila baki perlu dijelaskan. |
04. Bila Perlu Guna Proforma Invoice?
Cara paling senang menentukannya: tanya diri anda “adakah barang sudah berpindah tangan?” Kalau belum, dan pelanggan sudah setuju dengan harga, kemungkinan besar apa yang anda perlukan ialah proforma invoice.
Situasi yang paling kerap berlaku untuk bisnes kecil di Malaysia:
| Situasi | Kenapa proforma sesuai |
|---|---|
| Anda minta deposit sebelum mula kerja | Anda perlukan duit awal untuk beli bahan, tetapi tak boleh keluarkan invois untuk barang yang belum siap. |
| Pelanggan perlu kelulusan dari pejabat | Bahagian akaun atau bos mereka perlukan dokumen bertulis dengan jumlah tepat sebelum boleh luluskan bajet. |
| Pelanggan bayar dahulu, barang hantar kemudian | Terutamanya untuk pelanggan baharu yang anda belum berapa kenal. |
| Jualan ke luar negara | Dalam sesetengah urusan jualan antarabangsa, pelanggan mungkin meminta proforma invoice untuk urusan dalaman, bank atau dokumentasi mereka sebelum penghantaran. Semak apa yang pihak sana perlukan — keperluannya berbeza ikut negara dan jenis barang. |
| Kuantiti mungkin berubah sedikit | Anda boleh keluarkan proforma yang dikemas kini tanpa perlu batalkan invois — jauh lebih kemas dalam rekod. |
Kalau anda lihat keseluruhan aliran dokumen jualan, proforma duduk di tengah-tengah — selepas harga dipersetujui, tetapi sebelum apa-apa dihantar:
Harga dipersetujui → jumlah disahkan → barang bergerak → duit dituntut → duit diterima
Kalau pelanggan pula yang menghantar dokumen kepada anda untuk mengesahkan pesanan mereka, itu pesanan pembelian (purchase order) — arah bertentangan dengan proforma.
05. Proforma Invoice vs Invois — Apa Bezanya?
Perbezaan sebenar bukan pada rupa dokumen, tetapi pada bila ia dihantar dan apa yang berlaku kepada akaun anda:
| Proforma invoice | Invois | |
|---|---|---|
| Dihantar bila | Sebelum barang atau kerja siap | Selepas barang dihantar atau kerja siap |
| Maksudnya | “Ini yang akan anda bayar” | “Ini yang anda kena bayar” |
| Dokumen jualan sebenar? | Bukan | Ya |
| Harga boleh berubah? | Boleh, selagi belum disahkan | Tidak — perlu nota kredit untuk pindaan |
| Pelanggan wajib bayar? | Tidak wajib | Ya, mengikut syarat bayaran |
Ringkasnya: hantar proforma bila anda belum hantar apa-apa, dan hantar invois sebaik sahaja barang atau kerja sudah sampai kepada pelanggan. Untuk perbandingan yang lebih terperinci — termasuk kesannya kepada cukai dan rekod — kami ada panduan penuh dalam bahasa Inggeris: Proforma Invoice vs Invoice.
06. Proforma Invoice vs Sebut Harga (Quotation)
Ini pula kekeliruan yang paling kerap, sebab kedua-duanya dihantar sebelum jualan. Bezanya ialah tahap kepastian:
| Sebut harga | Proforma invoice | |
|---|---|---|
| Peringkat | Pelanggan masih menimbang | Pelanggan sudah setuju |
| Tujuannya | Menawarkan harga | Mengesahkan jumlah untuk bayaran |
| Selalunya untuk | Bandingkan dengan pembekal lain | Bayar deposit atau dapatkan kelulusan |
Secara umum, sebut harga digunakan ketika pelanggan masih mempertimbangkan tawaran. Proforma invoice pula boleh digunakan apabila butiran pesanan sudah lebih jelas dan pelanggan perlukan jumlah untuk rujukan atau bayaran awal.
Tetapi tidak semua bisnes perlu guna kedua-duanya untuk setiap jualan. Ramai peniaga kecil terus keluarkan invois sahaja, dan itu memang memadai. Guna proforma bila ada sebab praktikal untuknya — bukan kerana anda rasa setiap jualan wajib lalu semua peringkat. Cara menyediakan sebut harga yang kemas ada dalam panduan cara buat quotation (sebut harga).
07. Adakah Proforma Invoice Bukti Jualan?
Bukan. Proforma invoice bukan dokumen jualan akhir. Ia digunakan untuk menunjukkan butiran dan jumlah pesanan sebelum invois sebenar dikeluarkan.
Sebabnya senang difahami: pada masa anda hantar proforma, pesanan itu masih boleh berubah atau dibatalkan. Dokumen jualan yang sebenar ialah invois — itulah yang anda simpan sebagai rekod jualan dan yang anda guna untuk menuntut bayaran.
Simpan proforma invoice berasingan daripada invois jualan. Kalau kedua-duanya bercampur, satu pesanan boleh terkira dua kali — sekali masa proforma, sekali lagi masa invois — dan angka jualan anda jadi lebih tinggi daripada yang sebenar. Sebahagian proforma pula mungkin tak jadi jualan langsung.
Cara jualan direkodkan dengan tepat boleh bergantung pada jenis transaksi dan amalan perakaunan bisnes anda. Kalau anda tidak pasti bagaimana sesuatu pesanan patut direkodkan, semak dengan akauntan anda.
08. Boleh Ke Customer Bayar Guna Proforma Invoice?
Boleh — dan memang lazim, terutamanya untuk bayaran deposit. Pelanggan boleh membuat bayaran awal berdasarkan butiran dalam proforma invoice. Sebelum membayar, mereka biasanya akan semak maklumat pembekal, jumlah, butiran pesanan dan arahan pembayaran dahulu — jadi pastikan kesemuanya betul sebelum anda hantar.
Ini yang paling kerap disalah faham. Pelanggan bayar deposit RM1,000, dan owner terus anggap RM1,000 itu jualan. Sebenarnya ia bayaran awal untuk pesanan yang belum siap — barang atau kerja masih belum dihantar. Rekodkan ia sebagai bayaran yang diterima, bukan sebagai jualan yang sudah selesai.
Selepas pelanggan bayar, pastikan bayaran itu direkod dan dokumen jualan sebenar dikeluarkan mengikut proses bisnes anda: invois untuk pesanan itu, dan resit untuk duit yang diterima. Proforma memulakan urusan; invois dan resit yang menutupnya.
09. Cara Buat Proforma Invoice Langkah Demi Langkah
Anda tak perlukan software khas untuk mula — Word, Excel atau Google Docs pun boleh. Yang penting ialah susunannya:
- Tulis tajuk “Proforma Invoice” di bahagian atas. Besar dan jelas. Ini langkah paling penting sekali.
- Masukkan maklumat bisnes anda dan pelanggan. Nama penuh, alamat, nombor telefon. Kalau pelanggan syarikat, guna nama syarikat yang berdaftar.
- Beri nombor rujukan dan tarikh. Contoh: PI-2026-014. Simpan urutan nombor supaya senang dicari kemudian.
- Senaraikan barang atau servis satu per satu. Nyatakan kuantiti dan harga seunit. Elakkan tulis “pelbagai barang” — itu yang menimbulkan pertikaian.
- Kira jumlah kecil, kemudian tambah caj lain. Penghantaran, diskaun dan SST (jika terpakai) diletakkan sebagai baris berasingan.
- Letakkan tarikh sah sehingga. Empat belas atau tiga puluh hari adalah biasa. Ini melindungi anda daripada kenaikan kos bahan.
- Tulis cara bayaran. Nombor akaun bank, jumlah deposit, dan bila baki perlu dijelaskan.
- Tambah satu nota di bawah. Contoh: “Dokumen ini ialah proforma invoice dan bukan bil rasmi. Invois akan dikeluarkan selepas penghantaran.”
Simpan sebagai PDF sebelum dihantar — supaya susun aturnya tidak berubah bila pelanggan buka di telefon.
10. Contoh Penuh Proforma Invoice Untuk Bisnes Malaysia
Ini contoh proforma invoice yang lengkap. Kisahnya: Perabot Sri Muda Enterprise menerima tempahan daripada sebuah kafe untuk kerusi dan meja custom. Kafe itu perlu bayar deposit 50% sebelum kerja bermula.
| PROFORMA INVOICE — PI-2026-014 | |
|---|---|
| Daripada | Perabot Sri Muda Enterprise No. 12, Jalan Indah 3, 40170 Shah Alam, Selangor Tel: 03-5512 3456 |
| Kepada | Kafe Dua Darjah Sdn. Bhd. Lot 8, Jalan Bunga Raya, 40000 Shah Alam, Selangor |
| Tarikh | 5 Ogos 2026 |
| Sah sehingga | 19 Ogos 2026 (14 hari) |
| Perkara | Kuantiti | Harga seunit (RM) | Jumlah (RM) |
|---|---|---|---|
| Kerusi kayu custom — kemasan gelap | 12 | 185.00 | 2,220.00 |
| Meja kayu 4 tempat duduk | 3 | 640.00 | 1,920.00 |
| Jumlah kecil | 4,140.00 | ||
| Penghantaran ke Shah Alam | 150.00 | ||
| Jumlah keseluruhan | 4,290.00 |
− Deposit 50% dibayar sekarang = RM2,145.00
──────────────
Baki semasa penghantaran = RM2,145.00
Syarat bayaran: Deposit 50% sebelum kerja bermula. Baki dijelaskan semasa penghantaran. Bayaran ke Maybank 5123 4567 8901 (Perabot Sri Muda Enterprise).
Nota: Dokumen ini ialah proforma invoice dan bukan bil rasmi. Invois akan dikeluarkan selepas barang dihantar.
Maksud setiap angka dalam contoh di atas
| Angka | Dari mana ia datang |
|---|---|
| RM2,220.00 | 12 kerusi × RM185 seunit. Kuantiti didarab dengan harga seunit — pelanggan boleh semak sendiri. |
| RM1,920.00 | 3 meja × RM640 seunit. |
| RM4,140.00 | Jumlah kecil: RM2,220 + RM1,920. Ini harga barang sahaja, belum termasuk caj lain. |
| RM150.00 | Caj penghantaran, diletak sebagai baris sendiri supaya pelanggan nampak ia berasingan daripada harga perabot. |
| RM4,290.00 | Jumlah keseluruhan: RM4,140 + RM150. Inilah angka yang pelanggan cari dahulu. |
| RM2,145.00 (deposit) | 50% daripada RM4,290 — jumlah yang perlu dibayar sekarang supaya kerja boleh bermula. |
| RM2,145.00 (baki) | RM4,290 tolak deposit RM2,145. Dibayar semasa penghantaran. |
| 19 Ogos 2026 | Tarikh sah sehingga: 14 hari dari tarikh dikeluarkan (5 Ogos). Selepas itu harga perlu disemak semula. |
Tambah satu baris SST berasingan selepas jumlah kecil dan diskaun, dan sebelum jumlah keseluruhan — supaya pelanggan nampak jelas berapa harga barang dan berapa cukainya. Jangan isi ruangan itu semata-mata kerana ia ada dalam templat: kalau bisnes anda tak perlu kenakan SST, padam terus baris tersebut. Untuk kadar yang dikenakan dan siapa yang perlu daftar, baca panduan SST kami.
11. Checklist Sebelum Hantar Proforma Invoice
Sepuluh semakan pantas. Kalau semuanya “ya”, proforma anda selamat dihantar — dan anda sudah mengelak hampir semua kesilapan dalam bahagian seterusnya.
☐ Tertulis “PROFORMA INVOICE” di bahagian atas?
☐ Nama dan alamat pelanggan betul dan penuh?
☐ Nama, alamat dan nombor telefon bisnes anda ada?
☐ Ada nombor rujukan dan tarikh?
☐ Setiap barang atau servis disenaraikan jelas, satu baris satu perkara?
☐ Kuantiti dan harga seunit betul?
☐ Jumlah keseluruhan betul bila anda kira semula?
☐ Deposit dan baki dinyatakan (kalau anda minta bayaran awal)?
☐ Ada tarikh sah sehingga?
☐ Maklumat akaun bank betul, dan ada nota “bukan bil rasmi”?
Semak jumlah keseluruhan dengan mengira semula sendiri, bukan sekadar percaya angka yang keluar. Silap satu digit pada harga seunit boleh jadi silap beratus ringgit di baris akhir — dan pelanggan yang perasan dahulu.
12. Kesilapan Biasa Bila Guna Proforma Invoice
Lima kesilapan ini yang paling kerap menyusahkan owner bisnes kecil:
1. Tidak menulis perkataan “Proforma” di atas dokumen.
❌ Dokumen nampak macam invois biasa, pelanggan bayar penuh, kemudian pesanan berubah — sekarang anda kena pulangkan duit.
✅ Tulis “PROFORMA INVOICE” besar-besar di bahagian atas, dan satu nota di bawah.
2. Menganggapnya sebagai invois sebenar dalam rekod.
❌ Jualan dikira dua kali — sekali masa proforma, sekali lagi masa invois — dan angka jualan anda jadi lebih tinggi daripada yang sebenar.
✅ Simpan proforma berasingan daripada invois jualan, dan rekodkan pesanan itu sebagai jualan mengikut proses perakaunan bisnes anda.
3. Tiada tarikh sah sehingga.
❌ Pelanggan datang balik tiga bulan kemudian dan mahu harga lama, sedangkan kos bahan sudah naik.
✅ Letakkan tempoh sah — 14 atau 30 hari — pada setiap proforma.
4. Kuantiti atau harga ditulis kabur.
❌ “Kerja pengubahsuaian — RM8,000” membuka ruang pertikaian tentang apa yang termasuk.
✅ Pecahkan kepada baris yang jelas, satu perkara satu baris.
5. Terlupa keluarkan invois selepas pelanggan bayar.
❌ Duit masuk ke akaun bank, tetapi tiada jualan yang sepadan dalam rekod — dan bila tiba masa menyemak akaun, angka tak seimbang.
✅ Jadikan ia satu tabiat: pelanggan bayar → keluarkan invois → keluarkan resit.
13. Cara Urus Proforma Invoice Dengan Lebih Mudah
Membuat satu proforma invoice dalam Word memang tak susah. Yang menyusahkan ialah apa yang datang selepas itu — dan bezanya paling jelas bila anda lihat dua cara ini bersebelahan:
| Cara manual (Word / Excel) | Dalam satu sistem |
|---|---|
| Buka fail proforma lama, tukar nama pelanggan, tukar barang | Buat proforma baharu daripada senarai pelanggan dan produk yang sedia ada |
| Kira semula jumlah sendiri dan harap tak tersilap | Jumlah dikira automatik bila kuantiti atau harga ditukar |
| Simpan sebagai PDF, hantar, catat di mana-mana yang mana sudah dibayar | Status pesanan tersimpan pada rekod itu sendiri |
| Bila pesanan disahkan, taip semula semuanya ke dalam invois baharu | Tukar proforma itu terus kepada invois — tanpa menaip semula item |
| Rekod bayaran duduk berasingan daripada dokumen jualan | Pelanggan, dokumen dan bayaran kekal bersambung dalam satu rekod |
Kalau anda hanya keluarkan dua tiga proforma sebulan, Word memang memadai. Bila jumlahnya bertambah — dan terutamanya bila anda mula terlupa yang mana sudah jadi invois — barulah Niagawan Plus menjimatkan masa, sebab langkah menaip semula itu hilang terus.
Lima langkah merekod proforma invoice
- Buka Invois Proforma. Menu Jualan → Invois Proforma → butang Baru.
- Pilih pelanggan. Cari dalam senarai sedia ada, atau tambah pelanggan baharu terus di situ.
- Masukkan barang dan harga. Tambah Produk → cari produk atau servis → masukkan kuantiti. Caj penghantaran dan diskaun ada ruangannya sendiri.
- Tetapkan tarikh dan terma. Tarikh invois, tarikh luput (iaitu tarikh sah sehingga), dan remark kalau ada catatan untuk pelanggan.
- Simpan dan hantar. Rekod tersimpan dan boleh dihantar kepada pelanggan.
Dalam borang Niagawan di atas, maklumat pelanggan, item, kuantiti, harga dan jumlah kesemuanya disimpan dalam satu rekod. Sebab itulah proforma ini kemudian boleh ditukar kepada invois tanpa perlu taip semula item satu per satu.
Cara tukar proforma invoice kepada invois
Ini bahagian yang menjimatkan paling banyak masa. Buka proforma invoice yang berkenaan dan klik butang Tambah sebagai Invois — semua maklumat pelanggan dan senarai barang dibawa masuk secara automatik. Selepas itu, ikut panduan rekod invois jualan untuk melengkapkan dokumen tersebut.
Butang ‘Tambah sebagai Invois’ pada rekod proforma. Satu klik di sini membawa masuk pelanggan dan seluruh senarai barang ke dalam invois baharu — ini langkah menaip semula yang hilang berbanding cara manual dalam jadual di atas.
14. Soalan Lazim Tentang Proforma Invoice
Apa maksud proforma invoice dalam bahasa Melayu?
Proforma invoice (atau invois proforma) ialah dokumen yang menunjukkan harga penuh sesuatu pesanan sebelum barang dihantar atau kerja dimulakan. Ia menyerupai invois dari segi bentuk, tetapi ia bukan bil rasmi dan jualan itu belum dikira dalam akaun.
Proforma invoice sama ke dengan invois biasa?
Tidak. Proforma dihantar lebih awal dan bukan dokumen jualan akhir — ia menunjukkan jumlah yang dijangka dibayar. Invois pula ialah dokumen jualan sebenar: itulah yang anda simpan sebagai rekod jualan dan yang anda guna untuk menuntut bayaran.
Selamat ke bayar berdasarkan proforma invoice?
Proforma invoice boleh digunakan untuk bayaran awal atau deposit, dan ia memang lazim. Sebelum membayar, pelanggan perlu semak dahulu maklumat pembekal, jumlah, butiran pesanan dan arahan pembayaran — kesemuanya perlu betul dan lengkap. Selepas membayar, minta invois sebenar untuk pesanan itu dan resit sebagai bukti bayaran.
Mana dulu — purchase order atau proforma invoice?
Bergantung kepada siapa yang mula. Kalau pelanggan yang mengesahkan pesanan, mereka hantar purchase order kepada anda. Kalau anda yang perlu mengesahkan jumlah supaya pelanggan boleh bayar deposit atau dapatkan kelulusan, anda hantar proforma invoice kepada mereka. Kedua-duanya berlaku sebelum invois.
Proforma invoice kena masuk dalam akaun jualan tak?
Tidak — simpan proforma berasingan daripada invois jualan anda. Kalau proforma dikira sebagai jualan, angka anda akan nampak lebih tinggi daripada yang sebenar dan satu pesanan berisiko dikira dua kali. Cara sesuatu jualan patut direkodkan boleh bergantung pada jenis transaksi dan amalan perakaunan bisnes anda; semak dengan akauntan kalau anda tidak pasti.
Berapa lama proforma invoice sah?
Tiada tempoh yang ditetapkan — anda yang tentukan. Kebanyakan bisnes kecil menetapkan 14 atau 30 hari. Tempoh ini penting kerana ia melindungi anda daripada terikat dengan harga lama apabila kos bahan naik.
Boleh ke tukar harga dalam proforma invoice selepas hantar?
Boleh. Sebab itulah proforma wujud — ia belum lagi dokumen rasmi. Keluarkan proforma yang dikemas kini dengan nombor rujukan baharu dan maklumkan kepada pelanggan. Kalau invois sudah dikeluarkan, pindaan memerlukan nota kredit.
Proforma invoice perlu ada nombor siri macam invois?
Tidak wajib, tetapi sangat digalakkan. Nombor rujukan yang tersusun (contoh PI-2026-014) memudahkan anda dan pelanggan merujuk dokumen yang sama, dan memudahkan pencarian apabila proforma itu perlu ditukar kepada invois.
Ditulis oleh Bryant Gan, Pengasas Niagawan — yang membina sistem perakaunan dan POS untuk SME Malaysia sejak 2016 · Dikemaskini 19 Ogos 2026
Panduan ini bersifat umum untuk membantu pemilik SME memahami proforma invoice sebagai dokumen. Ia bukan nasihat perakaunan, cukai atau perundangan. Cara sesuatu jualan patut direkodkan boleh berbeza mengikut jenis transaksi dan amalan perakaunan bisnes anda — semak dengan akauntan anda untuk keadaan khusus anda.