Pelanggan tanya “boleh bagi quotation?” — dan tiba-tiba anda tersekat. Nak tulis apa? Nak letak harga saja, atau kena ada borang rasmi? Kalau anda pernah hantar harga dalam mesej WhatsApp dan pelanggan senyap, atau lebih teruk, datang balik tiga bulan kemudian minta harga yang sama sedangkan kos bahan anda sudah naik — halaman ini untuk anda.
Quotation (sebut harga) ialah dokumen yang menunjukkan harga barang atau kerja kepada pelanggan sebelum mereka bersetuju membeli. Ia menawarkan harga; ia belum menuntut bayaran.
Contoh ringkas — sebuah kedai cetak menyebut harga kepada sebuah sekolah:
| No. quotation | SH-2026-0032 |
| Pelanggan | Cik Nurul Huda — Sekolah Menengah Seri Bangi |
| Kerja | Bahan cetakan untuk Hari Sukan 2026 |
| Jumlah | RM959.50 |
| Deposit untuk mula (50%) | RM479.75 |
| Sah sehingga | 26 Ogos 2026 |
Nak contoh penuh dengan setiap ruangan? → Bahagian 03 · Nak terus muat turun templat? → Bahagian 04
Di halaman ini anda boleh:
- ✅ lihat contoh quotation lengkap dengan angka penuh dalam RM
- ✅ muat turun templat percuma — Excel dan PDF, tanpa daftar
- ✅ belajar cara isi setiap ruangan dari kosong
- ✅ lihat contoh untuk kontraktor dan kerja renovation
- ✅ tahu bila perlu keluarkan invois selepas quotation diterima
- ✅ simpan checklist sebelum hantar
Panduan ini ditulis berdasarkan pengalaman kami membina sistem jualan dan invois untuk SME Malaysia sejak 2016. Masalah yang paling kerap kami lihat bukan cara mengira harga — tetapi quotation yang tiada tarikh luput, skop kerja yang tidak dinyatakan, dan quotation lama yang tak dapat dicari semula bila pelanggan menelefon.
Isi Kandungan
Nak terus cari sesuatu?
Contoh & templat
- 03. Contoh quotation lengkap (dengan angka penuh)
- 04. Muat turun templat quotation (percuma)
- 09. Contoh quotation untuk kontraktor dan kerja renovation
Cara buat
- 05. 12 maklumat yang perlu ada dalam quotation
- 06. Cara buat quotation dari kosong
- 07. Cara buat nombor quotation yang kemas
- 08. Tarikh sah laku — ruangan yang paling ramai tinggal kosong
- 10. Contoh ayat untuk terma bayaran dan deposit
Sebelum dan selepas hantar
- 13. Checklist sebelum hantar quotation
- 12. Selepas hantar: cara follow-up supaya ia jadi jualan
- 11. Beza quotation, invois, proforma invoice dan resit
- 15. Cara buat quotation dalam Niagawan
Asas dan soalan
01. Apa Itu Quotation (Sebut Harga)
Quotation — dalam bahasa Melayu sebut harga — ialah dokumen yang anda hantar kepada pelanggan untuk beritahu berapa harga kerja atau barang yang mereka tanya, sebelum apa-apa kerja bermula.
Cara paling senang faham: quotation ialah tawaran, bukan bil. Anda kata “kalau anda setuju, inilah harganya”. Pelanggan bebas terima atau tolak. Tiada siapa berhutang apa-apa lagi pada peringkat ini.
Sebab itulah quotation berbeza daripada invois. Invois ialah tuntutan — ia kata “kerja sudah siap, sila bayar”. Quotation cuma buka pintu.
Quotation = “ini harga kalau anda nak.”
Invois = “ini jumlah yang perlu dibayar.”
Satu menawarkan, satu menuntut. Itu bezanya.
Anda mungkin dengar orang sebut dokumen ini dengan pelbagai nama: quotation, sebut harga, kotasi, cotesen, atau ringkasnya “quote”. Semuanya merujuk benda yang sama. Dalam perniagaan harian di Malaysia, quotation paling kerap digunakan — jadi itulah istilah yang kami pakai di sini.
Kalau anda cari “sebut harga” di Google, kebanyakan hasil yang keluar ialah sebut harga kerajaan — tender dan perolehan agensi awam. Itu proses yang lain sama sekali, dengan borang dan peraturannya sendiri. Halaman ini bercakap tentang sebut harga perniagaan biasa: anda hantar harga terus kepada pelanggan anda.
02. Bila Anda Perlu Hantar Quotation
Tidak semua jualan perlukan quotation. Kalau pelanggan masuk kedai, ambil barang, bayar — terus keluarkan resit. Selesai.
Quotation berguna bila harga belum tentu sampai anda kira. Contohnya:
- Kerja yang harganya bergantung pada saiz, bahan atau jangka masa — ubah suai, cetakan, pemasangan, servis.
- Tempahan pukal, di mana pelanggan mahu tahu jumlah keseluruhan dahulu.
- Pelanggan syarikat atau sekolah yang perlu kelulusan dalaman sebelum boleh beli — mereka perlu dokumen bertulis untuk dibawa kepada bos.
- Pelanggan sedang bandingkan anda dengan pembekal lain.
Dalam aliran dokumen jualan, quotation duduk paling awal — sebelum apa-apa disahkan:
Harga ditawarkan → jumlah disahkan → barang bergerak → duit dituntut → duit diterima
Kebanyakan bisnes kecil tidak guna kesemua lima. Ramai hanya guna quotation dan invois — itu sudah memadai.
03. Contoh Quotation Lengkap (Dengan Angka Penuh)
Ini contoh sebenar sebuah kedai cetak yang menyebut harga kepada sebuah sekolah. Perhatikan bukan sahaja angkanya, tetapi ruangan yang ada — setiap satu ada sebabnya.
| Percetakan Warna Jaya — Sebut Harga | |
|---|---|
| Sebut harga untuk | Cik Nurul Huda — Sekolah Menengah Seri Bangi |
| Perkara | Bahan cetakan untuk Hari Sukan 2026 |
| No. Sebut Harga | SH-2026-0032 |
| Tarikh | 12 Ogos 2026 |
| Sah sehingga | 26 Ogos 2026 (14 hari dari tarikh sebut harga) |
| Perkara | Kuantiti | Harga seunit (RM) | Jumlah (RM) |
|---|---|---|---|
| Banner 10 kaki x 3 kaki (cetak penuh warna) | 4 | 85.00 | 340.00 |
| Bunting 2 kaki x 5 kaki (termasuk stand) | 6 | 65.00 | 390.00 |
| Risalah A5 dua muka (1,000 keping) | 1 | 280.00 | 280.00 |
| Subtotal | 1,010.00 | ||
| Diskaun pakej acara (5%) | −50.50 | ||
| Jumlah sebut harga | 959.50 | ||
| Deposit untuk mula (50%) | 479.75 | ||
Cara jumlah itu terbentuk, langkah demi langkah:
──────────────
= Subtotal RM1,010.00
− Diskaun 5% (RM50.50)
──────────────
= Jumlah sebut harga = RM959.50
Di bawah jumlah itu, Warna Jaya tulis dua perkara lagi — dan inilah bahagian yang paling kerap tertinggal:
| Ruangan | Apa yang ditulis |
|---|---|
| Terma & jangka masa | Deposit 50% untuk mula kerja, baki sebelum penghantaran. Kerja siap dalam 5 hari bekerja selepas deposit diterima dan artwork disahkan. |
| Cara terima sebut harga ini | Tandatangan dan hantar semula melalui e-mel atau WhatsApp, atau bayar deposit ke akaun bank yang dinyatakan. |
Tanpa dua baris itu, pelanggan yang sudah setuju pun tak tahu apa langkah seterusnya — dan quotation anda tergantung.
04. Muat Turun Templat Quotation Percuma — Excel dan PDF
Empat fail, percuma, tak perlu daftar apa-apa. Pilih ikut apa yang anda nak buat.
| Fail | Untuk apa | Muat turun |
|---|---|---|
| Templat quotation (Excel) | Borang yang boleh diisi — subtotal, diskaun, SST dan deposit dikira sendiri. Ada helaian kedua “Buku Sebut Harga” untuk jejak quotation mana yang masih menunggu jawapan, dan berapa peratus yang akhirnya jadi kerja. | sebut-harga-template.xlsx |
| Quotation kosong (PDF) | Sedia untuk cetak dan tulis tangan. Sesuai kalau anda beri harga di kaunter atau di tapak kerja. | sebut-harga-kosong.pdf |
| Contoh quotation terisi (PDF) | Borang yang sama, sudah diisi dengan contoh Percetakan Warna Jaya di atas — rujukan bila anda tak pasti apa nak tulis di ruangan mana. | sebut-harga-contoh-isi.pdf |
| Contoh quotation kontraktor (PDF) | Untuk kerja ubah suai, renovation dan projek — termasuk senarai apa yang termasuk dan apa yang tidak termasuk dalam harga. Lihat Bahagian 09. | sebut-harga-contoh-kontraktor.pdf |
Tak pasti yang mana satu? Pilih ikut keadaan anda:
| Kalau anda… | Guna fail ini |
|---|---|
| Nak isi dan hantar terus dari komputer | sebut-harga-template.xlsx — jumlah dikira sendiri |
| Nak cetak dan tulis tangan di kedai atau di tapak | sebut-harga-kosong.pdf |
| Tak pasti apa nak tulis di ruangan mana | sebut-harga-contoh-isi.pdf — contoh yang sudah lengkap |
| Buat kerja ubah suai, renovation atau projek | sebut-harga-contoh-kontraktor.pdf |
| Hantar banyak quotation dan selalu lupa follow-up | sebut-harga-template.xlsx — helaian “Buku Sebut Harga” |
05. 12 Maklumat Yang Perlu Ada Dalam Quotation
Tiada borang rasmi yang ditetapkan undang-undang untuk quotation perniagaan — anda bebas susun ikut cara anda. Tetapi ada 12 perkara yang, kalau tertinggal, akan menyusahkan anda kemudian. Senarai ini boleh anda tangkap gambar dan simpan.
| Perlu ada | Kenapa |
|---|---|
| 1. Nama, alamat dan telefon perniagaan anda | Pelanggan perlu tahu siapa yang menawarkan, dan cara hubungi anda semula. |
| 2. No. pendaftaran SSM | Pelanggan syarikat selalunya perlukan ini sebelum boleh proses kelulusan. |
| 3. Nama dan alamat pelanggan | Menunjukkan sebut harga ini khusus untuk mereka, bukan senarai harga umum. |
| 4. Perkataan “Sebut Harga” atau “Quotation” | Supaya tiada siapa tersilap anggap ia bil yang perlu dibayar. |
| 5. Nombor sebut harga | Rujukan bila anda atau pelanggan nak cari balik. Lihat Bahagian 07. |
| 6. Tarikh sebut harga | Titik mula tempoh sah laku. |
| 7. Tarikh sah sehingga | Melindungi anda bila kos naik. Lihat Bahagian 08. |
| 8. Senarai barang atau kerja, satu baris satu perkara | Pelanggan boleh nampak apa yang mereka bayar. Satu baris besar “kerja ubah suai — RM12,000” mengundang pertikaian. |
| 9. Kuantiti dan harga seunit | Membolehkan pelanggan buang atau tambah sebahagian tanpa anda kira semula semuanya. |
| 10. Subtotal, diskaun, dan jumlah keseluruhan | Tunjuk cara jumlah itu terbentuk, bukan hanya angka akhir. |
| 11. Terma bayaran dan deposit | Bila nak bayar, berapa untuk mula. Lihat Bahagian 10. |
| 12. Cara terima sebut harga ini | Langkah seterusnya yang jelas — tanpa ini, quotation yang diterima pun boleh tergantung. |
Kalau perniagaan anda berdaftar SST, tunjukkan cukai sebagai baris berasingan selepas subtotal dan diskaun, supaya pelanggan nampak berapa harga barang dan berapa cukainya. Kalau anda tidak berdaftar, padam terus baris itu — jangan isi semata-mata sebab ia ada dalam templat. Kadar yang dikenakan berbeza ikut kelas barang dan perkhidmatan; butirannya ada dalam panduan SST kami.
06. Cara Buat Quotation Dari Kosong
Sama ada anda guna Excel, borang bercetak atau sistem — urutannya sama:
- Faham dulu apa yang pelanggan minta. Tanya saiz, kuantiti, bahan, tarikh diperlukan. Quotation yang dibuat atas andaian ialah punca nombor satu kepada kerja tambah yang tak dibayar.
- Pecahkan kerja kepada baris-baris. Satu baris untuk setiap barang atau bahagian kerja. Jangan gabung semuanya jadi satu jumlah besar.
- Letak kuantiti dan harga seunit pada setiap baris, kemudian biarkan jumlah dikira.
- Campur subtotal, tolak diskaun (kalau ada), dan tambah baris SST hanya jika anda berdaftar.
- Isi tarikh sah sehingga. Jangan langkau langkah ini — sebabnya di Bahagian 08.
- Tulis terma bayaran dan deposit. Berapa untuk mula, bila baki perlu dijelaskan.
- Tulis cara pelanggan boleh terima — tandatangan dan hantar semula, atau bayar deposit.
- Semak sekali lagi, kemudian hantar sebagai PDF. Hantar PDF, bukan fail Excel: fail Excel boleh diubah, dan anda tak mahu berdebat tentang versi mana yang betul.
- Rekod dalam senarai anda supaya anda ingat untuk follow-up. Lihat Bahagian 12.
Kalau anda keluarkan beberapa quotation sebulan, templat Excel atau PDF di atas sudah memadai — guna sahaja.
Bila jumlahnya mula banyak, masalahnya bertukar. Ia bukan lagi cara membuat quotation, tetapi: mencari semula quotation lama bila pelanggan menelefon, ingat siapa yang belum menjawab, menaip semula maklumat pelanggan dan harga bila quotation bertukar jadi invois, dan memastikan nombornya tidak bertindih.
Itulah titik di mana satu sistem mula berbaloi — quotation tersimpan bersama rekod pelanggan, dan boleh dirujuk semula bila pelanggan bersetuju. Caranya ada di Bahagian 15.
07. Cara Buat Nombor Quotation Yang Kemas
Nombor quotation nampak remeh sampailah hari pelanggan telefon dan kata “saya nak teruskan yang awak hantar bulan lepas” — dan anda ada empat quotation untuk pelanggan yang sama.
Format yang mudah dan cukup untuk kebanyakan bisnes:
SH = sebut harga · 2026 = tahun · 0032 = quotation ke-32 tahun ini
Dua peraturan sahaja:
- Jangan berulang. Setiap quotation dapat nombor sendiri, walaupun ia versi kedua untuk pelanggan yang sama — guna SH-2026-0032-A, atau terus beri nombor baharu.
- Jangan mula semula setiap bulan. Berjalan terus sepanjang tahun. Kalau anda mula semula setiap bulan, anda akan ada dua “0001” dan kekeliruan yang sama kembali.
Bila quotation itu akhirnya bertukar jadi invois, tulis nombor quotation pada invois tersebut. Anda akan berterima kasih kepada diri sendiri bila pelanggan bertanya kenapa jumlahnya berbeza.
08. Tarikh Sah Laku — Ruangan Yang Paling Ramai Tinggal Kosong
Kalau anda hanya ambil satu perkara daripada halaman ini, ambil yang ini.
Quotation tanpa tarikh luput bermakna harga anda terbuka selama-lamanya. Pelanggan boleh simpan, kemudian datang balik lama kemudian dan minta harga yang sama — sedangkan kos bahan, upah dan penghantaran anda sudah berubah. Anda cuma ada dua pilihan ketika itu: tanggung kerugian, atau berdebat dengan pelanggan. Kedua-duanya buruk.
Bulan Mac anda sebut harga RM12,000 untuk ubah suai dapur. Pelanggan senyap. Bulan Ogos dia telefon: “Saya nak teruskan yang RM12,000 tu.” Harga kayu dan formica sudah naik; kos anda sekarang RM13,400. Tanpa tarikh sah laku, anda yang kena tanggung beza RM1,400 itu — atau mulakan hubungan itu dengan satu pertengkaran.
Berapa lama patut diberi? Bergantung pada berapa cepat kos anda berubah:
| Jenis kerja | Tempoh biasa | Kenapa |
|---|---|---|
| Barang siap, stok sedia ada | 14–30 hari | Harga agak stabil. |
| Cetakan, servis, kerja upah | 14 hari | Jadual kerja anda berubah cepat. |
| Kerja yang guna banyak bahan binaan | 7–30 hari | Harga bahan paling mudah berubah. |
| Barang import atau tempahan khas | 7–14 hari | Kadar tukaran dan kos penghantaran bergerak. |
Ini cadangan biasa dalam perniagaan, bukan peraturan undang-undang — anda bebas tetapkan tempoh anda sendiri. Yang penting ialah ada tempohnya, dan ia tertulis.
Ayat yang boleh anda salin terus:
09. Contoh Quotation Untuk Kontraktor dan Kerja Renovation
Kerja ubah suai, renovation dan projek ada satu masalah yang tidak wujud dalam jualan barang biasa: skop. Pertikaian jarang berlaku tentang harga yang tertulis. Ia berlaku tentang perkara yang tidak tertulis — “saya ingat pasang lampu tu termasuk sekali”.
Sebab itu quotation kontraktor perlu dua senarai, bukan satu:
| Termasuk dalam harga ini | TIDAK termasuk |
|---|---|
| Semua bahan kabinet, hardware dan kemasan seperti disenaraikan | Kerja elektrik — tambah atau alih socket, lampu dan wiring |
| Kerja tanggalkan kabinet lama dan pembuangan sisa binaan | Tiles lantai dan dinding, serta kerja mengecat |
| Kerja paip untuk sambung semula sinki sedia ada | Peralatan dapur yang pelanggan beli sendiri (hob, hood, sinki baharu) |
| Pembersihan asas selepas kerja siap | Kerja tambahan yang diminta selepas kerja bermula — akan disebut harga berasingan |
Contoh penuh dengan angka — ubah suai dapur untuk rumah teres:
| Perkara | Kuantiti | Harga seunit (RM) | Jumlah (RM) |
|---|---|---|---|
| Kabinet dapur bawah, kemasan formica (kaki) | 12 | 380.00 | 4,560.00 |
| Kabinet dapur atas, kemasan formica (kaki) | 10 | 320.00 | 3,200.00 |
| Meja dapur solid surface (kaki) | 12 | 250.00 | 3,000.00 |
| Tanggalkan kabinet lama dan buang sisa | 1 | 800.00 | 800.00 |
| Kerja paip dan sambungan semula sinki | 1 | 650.00 | 650.00 |
| Subtotal | 12,210.00 | ||
| Pelarasan pakej penuh | −210.00 | ||
| Jumlah sebut harga | 12,000.00 | ||
| Deposit untuk mula (50%) | 6,000.00 | ||
Perhatikan kerja diukur dalam kaki, bukan satu jumlah pukal. Bila pelanggan minta potong kos, anda boleh buang tiga kaki kabinet atas dan tunjuk kesannya serta-merta — tanpa membina semula keseluruhan harga.
Pecahkan bayaran ikut peringkat, dan tulis peringkat itu dalam quotation: contohnya deposit 50% untuk mula, 40% bila kabinet dipasang, baki 10% selepas serahan. Pelanggan tahu bila duit perlu keluar, dan anda tidak menanggung kos bahan seorang diri sepanjang kerja.
Fail penuh untuk contoh ini boleh dimuat turun di Bahagian 04.
10. Contoh Ayat Untuk Terma Bayaran dan Deposit
Kebanyakan orang tersekat di bahagian ini. Salin ayat yang sesuai, tukar angkanya:
| Keadaan | Ayat yang boleh disalin |
|---|---|
| Kerja tempahan atau perlu beli bahan dahulu | “Deposit 50% diperlukan untuk memulakan kerja. Baki dijelaskan sebelum penghantaran.” |
| Projek panjang | “Deposit 50% untuk mula, 40% bila pemasangan siap, baki 10% selepas serahan.” |
| Pelanggan syarikat | “Bayaran penuh dalam tempoh 30 hari dari tarikh invois.” |
| Jualan kecil dan mudah | “Bayaran penuh semasa penghantaran.” |
| Anda mahu jangka masa jelas | “Kerja siap dalam 5 hari bekerja selepas deposit diterima dan reka bentuk disahkan.” |
| Melindungi harga anda | “Sebut harga ini sah sehingga [tarikh]. Selepas tarikh tersebut, harga tertakluk kepada semakan semula.” |
| Melindungi skop anda | “Sebarang kerja tambahan di luar senarai di atas akan disebut harga secara berasingan sebelum dimulakan.” |
11. Beza Quotation, Invois, Proforma Invoice dan Resit
Empat dokumen ini selalu dikelirukan sebab rupanya hampir sama — ada nama pelanggan, senarai barang, dan jumlah. Yang membezakannya ialah bila ia dihantar dan apa yang ia minta.
| Peringkat | Dokumen | Apa yang ia kata kepada pelanggan |
|---|---|---|
| Pelanggan masih menimbang | Quotation | “Harga saya RM959.50 — kalau anda nak.” |
| Pelanggan sudah setuju | Proforma invoice | “Jumlah yang akan anda bayar: RM959.50.” |
| Barang atau kerja sudah selesai | Invois | “Ini jumlah yang perlu dibayar.” |
| Duit sudah diterima | Resit | “Bayaran sudah diterima.” |
Setiap satu ada halaman sendiri kalau anda perlukan butiran penuh:
| Dokumen | Apa ia buat | Baca lanjut |
|---|---|---|
| Quotation | Harga yang ditawarkan sebelum pelanggan bersetuju. | Anda sedang membacanya |
| Proforma invoice | Dokumen awal yang mengesahkan jumlah yang dijangka dibayar. | Apa itu proforma invoice → |
| Pesanan penghantaran (DO) | Bukti barang atau kerja telah dihantar. | Panduan delivery order → |
| Invois | Tuntutan bayaran selepas jualan atau kerja disahkan. | Contoh invoice → |
| Resit | Bukti bayaran sudah diterima. | Contoh resit → |
Kalau anda masih keliru bila satu dokumen berakhir dan satu lagi bermula, ikut apa yang pelanggan buat:
Kerja atau barang diteruskan → keluarkan invois
Duit masuk → keluarkan resit
Soalan yang paling kerap ditanya: boleh ke pelanggan bayar guna quotation? Secara teknikalnya mereka boleh transfer duit bila-bila masa — tetapi quotation bukan dokumen tuntutan, dan ia bukan rekod jualan anda. Bila pelanggan setuju dan bayar, keluarkan invois untuk merekodkan jualan itu, kemudian resit bila duit masuk.
Quotation bukan dokumen cukai — ia tawaran, bukan rekod jualan. Yang menjadi rekod jualan anda ialah invois. Jadi bila quotation diterima, keluarkan invois yang betul untuk kerja itu. Butiran tentang keperluan e-Invois ada dalam panduan e-Invois kami.
12. Selepas Hantar: Cara Follow-up Supaya Ia Jadi Jualan
Inilah bahagian yang paling banyak menelan duit, dan paling jarang dibincangkan. Kebanyakan bisnes kecil hantar quotation, kemudian menunggu. Pelanggan sibuk, quotation itu tenggelam dalam inbox mereka, dan kerja itu senyap-senyap hilang — bukan sebab harga anda mahal, tetapi sebab tiada siapa bertanya semula.
Jadual follow-up yang mudah dan tidak menyakitkan sesiapa:
| Bila | Apa yang anda buat |
|---|---|
| Hari yang sama | Hantar quotation, sahkan ia diterima. |
| 3 hari kemudian | Mesej ringkas: “Sempat lihat sebut harga tempoh hari? Ada apa-apa yang saya boleh jelaskan?” |
| Seminggu sebelum tarikh luput | Ingatkan: “Sebut harga ini sah sehingga [tarikh] — beritahu saya kalau nak teruskan.” |
| Selepas tarikh luput | Tutup atau tawarkan harga baharu. Jangan biar ia tergantung. |
Untuk melakukan ini anda perlukan satu perkara: senarai quotation yang telah dihantar, dengan statusnya. Helaian “Buku Sebut Harga” dalam fail Excel di Bahagian 04 menyediakannya — satu baris setiap quotation, dengan jumlah yang masih menunggu jawapan dan berapa peratus quotation anda akhirnya jadi kerja.
Kalau anda tahu berapa peratus quotation anda diterima, anda tahu berapa banyak perlu dihantar untuk mencapai sasaran jualan bulan ini. Tanpa angka itu, anda cuma menganggar.
13. Checklist Sebelum Hantar Quotation
Semak 15 perkara ini sebelum tekan hantar. Tangkap gambar senarai ini dan simpan dalam telefon — ia mengambil masa kurang seminit, dan menahan hampir setiap masalah dalam Bahagian 14.
☐ Nama dan alamat pelanggan betul
☐ Nombor quotation ada, dan tidak sama dengan yang lama
☐ Tarikh quotation
☐ Tarikh sah sehingga — jangan tinggal kosong
☐ Setiap barang atau kerja dipecahkan satu baris satu
☐ Kuantiti pada setiap baris
☐ Harga seunit pada setiap baris
☐ Subtotal
☐ Diskaun (kalau ada)
☐ Baris SST — hanya jika perniagaan anda berdaftar SST
☐ Jumlah keseluruhan
☐ Deposit dan terma bayaran
☐ Skop: apa yang tidak termasuk
☐ Cara pelanggan boleh terima quotation ini
☐ Dihantar sebagai PDF, bukan fail Excel
Templat di Bahagian 04 sudah mengandungi kesemua ruangan ini — kalau anda guna templat itu, anda cuma perlu semak yang mana masih kosong.
14. Kesilapan Biasa Bila Buat Quotation
| Kesilapan | Apa yang berlaku | Cara betulkan |
|---|---|---|
| ❌ Tiada tarikh sah laku | Pelanggan tuntut harga lama berbulan kemudian. | ✅ Isi “Sah sehingga” pada setiap quotation. |
| ❌ Satu baris besar sahaja | Pelanggan tak nampak apa yang dia bayar, dan tawar-menawar jadi susah. | ✅ Pecahkan ikut baris, dengan kuantiti dan harga seunit. |
| ❌ Skop tidak dinyatakan | “Saya ingat itu termasuk sekali” — kerja tambah tanpa bayaran. | ✅ Tulis senarai tidak termasuk, bukan hanya yang termasuk. |
| ❌ Hantar dalam fail Excel | Angka boleh diubah; timbul pertikaian versi. | ✅ Hantar sebagai PDF. |
| ❌ Tiada terma bayaran | Pelanggan setuju, tapi tiada siapa tahu bila duit patut masuk. | ✅ Nyatakan deposit dan tempoh bayaran. |
| ❌ Tiada langkah seterusnya | Pelanggan setuju dalam hati, tapi tak buat apa-apa. | ✅ Tulis “cara terima sebut harga ini”. |
| ❌ Nombor berulang atau tiada nombor | Tak dapat cari balik quotation yang mana satu. | ✅ Nombor unik yang berjalan terus. |
| ❌ Hantar, kemudian lupa | Kerja hilang tanpa sebab. | ✅ Follow-up ikut jadual di Bahagian 12. |
15. Cara Buat Quotation Dalam Niagawan
Templat di atas menyelesaikan formatnya. Tetapi bila jumlah quotation sebulan mula meningkat, dua masalah datang serentak: anda hilang jejak quotation mana yang belum dijawab, dan anda perlu taip semula segala-galanya bila quotation itu bertukar jadi invois.
Bezanya paling jelas bila quotation itu diterima dan bertukar menjadi jualan:
| Guna templat | Guna sistem |
|---|---|
| Buat quotation → simpan fail → cari semula bila pelanggan jawab → taip semula semuanya ke dalam invois → simpan fail invois | Buat quotation → pelanggan setuju → teruskan rekod yang sama menjadi invois → kedua-duanya tersimpan bersama pelanggan itu |
Maksudnya anda tidak perlu menaip semula maklumat pelanggan, senarai barang dan harga setiap kali satu quotation bertukar menjadi jualan — dan quotation lama masih boleh dicari bila pelanggan menelefon tiga bulan kemudian.
Dalam Niagawan, sebut harga ialah sebahagian daripada menu Jualan — pelanggan, produk dan harga sudah tersimpan, jadi anda pilih, bukan taip semula. Langkahnya:
- Akses Menu Jualan
Mulakan dengan membuka menu Jualan dalam sistem. - Pilih Sebut Harga (Quotation)
Klik pada pilihan “Sebut Harga (Quotation)” untuk memulakan proses. - Tambah Rekod Baharu
Klik butang ➕ Baru untuk menambah rekod sebut harga yang baharu. - Masukkan Maklumat Pelanggan
Pilih pelanggan daripada senarai sedia ada dengan menggunakan ruangan search, atau tambahkan maklumat pelanggan baharu jika perlu. - Pilih Tarikh Sebut Harga
Tetapkan tarikh sebut harga dengan memilih tarikh pada kalendar menggunakan butang ◀️ ▶️. - Tambah Tarikh Luput
Masukkan tarikh luput untuk sebut harga tersebut. Tarikh ini menunjukkan sehingga bila sebut harga sah digunakan — bahagian yang paling penting, seperti dijelaskan di Bahagian 08. - Tambah Produk atau Servis
Klik “Tambah Produk” untuk memilih produk atau servis yang ingin ditawarkan. Anda boleh mencari nama produk atau servis dalam senarai, masukkan kuantiti, dan tekan butang + untuk menambahkannya ke dalam senarai. - Tambahkan Caj Penghantaran (Jika Ada)
Jika terdapat caj penghantaran, masukkan jumlah caj tersebut dalam ruangan penghantaran. - Tambahkan Diskaun (Jika Ada)
Sekiranya terdapat diskaun, masukkan jumlah diskaun dalam ruangan diskaun. - Isi Ruangan Remark (Tidak Wajib)
Jika ada sebarang catatan tambahan — terma bayaran, skop kerja, atau apa yang tidak termasuk — isi di ruangan Remark. - Simpan Sebut Harga
Setelah semua maklumat dimasukkan, klik butang Simpan untuk menyimpan sebut harga anda.
Selepas disimpan, sebut harga itu kekal dalam senarai anda — jadi anda boleh lihat semula apa yang telah dihantar, dan rujuk balik nombornya bila tiba masa mengeluarkan invois.
16. Soalan Lazim Tentang Quotation
Quotation dan sebut harga sama ke?
Sama — sebut harga ialah nama Melayu untuk quotation. Anda juga mungkin dengar orang sebut “kotasi” atau “cotesen”. Semuanya dokumen yang sama.
Quotation perlu sign ke?
Tandatangan anda tidak diwajibkan, tetapi ia berguna — ia menunjukkan quotation itu rasmi daripada perniagaan anda. Yang lebih penting ialah ruang untuk pelanggan tandatangan, kerana itulah cara paling mudah membuktikan mereka sudah bersetuju.
Adakah quotation mengikat dari segi undang-undang?
Secara amnya, quotation ialah satu tawaran — selagi pelanggan belum menerimanya, ia belum menjadi perjanjian. Sebaik pelanggan menerima (tandatangan, bayar deposit, atau sahkan secara bertulis), terma yang anda tulis di dalamnya biasanya menjadi asas perjanjian antara anda berdua. Itulah sebabnya tarikh sah laku dan skop kerja perlu tertulis dengan jelas. Ini penerangan umum, bukan nasihat guaman — untuk kerja bernilai besar, rujuk peguam anda sendiri.
Berapa lama quotation patut sah?
Bergantung pada berapa cepat kos anda berubah — 7 hingga 30 hari adalah biasa dalam perniagaan. Lihat jadual di Bahagian 08.
Quotation boleh ubah selepas hantar?
Selagi pelanggan belum menerima, boleh — keluarkan quotation baharu dengan nombor baharu, dan beritahu yang lama sudah tidak sah. Selepas pelanggan menerima, anda perlu berbincang dengan mereka.
Quotation perlu SST ke?
Hanya jika perniagaan anda berdaftar SST. Kalau ya, tunjukkan sebagai baris berasingan supaya pelanggan nampak jumlah sebelum dan selepas cukai. Kalau tidak berdaftar, padam baris itu.
Lepas pelanggan setuju quotation, buat apa?
Teruskan kerja atau hantar barang, kemudian keluarkan invois untuk merekodkan jualan itu. Bila bayaran diterima, keluarkan resit. Quotation sendiri bukan rekod jualan.
Quotation boleh jadi invois ke?
Bukan dengan menukar dokumen yang sama — quotation kekal sebagai rekod tawaran anda, dan invois ialah dokumen berasingan. Tetapi maklumatnya boleh dibawa terus: pelanggan, senarai barang, kuantiti dan harga yang sama. Tulis nombor quotation pada invois supaya kedua-duanya boleh dirujuk bersama.
Boleh buat quotation guna Excel?
Boleh — templat Excel di Bahagian 04 mengira subtotal, diskaun, SST dan deposit secara automatik. Cuma simpan sebagai PDF sebelum hantar.
Boleh hantar quotation melalui WhatsApp?
Boleh — hantar fail PDF, bukan taip harga dalam mesej. Mesej senang hilang dalam sembang; fail PDF boleh disimpan, dicetak dan dirujuk semula oleh kedua-dua pihak.
Ditulis oleh Bryant Gan, Pengasas Niagawan — yang membina sistem perakaunan dan POS untuk SME Malaysia sejak 2016 · Dikemaskini 20 Ogos 2026