Pembekal anda hantar satu dokumen. Bukan invois, bukan resit — atas kertas itu tertulis Credit Note, atau Nota Kredit. Anda pandang, dan soalan pertama yang datang ialah: ini duit masuk ke, atau apa?
Bukan duit masuk. Ia bermakna jumlah yang anda hutang kepada pembekal itu sudah berkurang. Ada sesuatu yang tidak kena dengan belian anda — barang dipulangkan, barang rosak, kurang dihantar, atau harga tersalah caj — dan daripada memadam invois asal, pembekal keluarkan satu dokumen berasingan yang menolak jumlah itu.
Halaman ini untuk pihak yang menerima nota kredit. Kalau anda pula yang perlu mengeluarkan nota kredit kepada pelanggan anda sendiri, itu kerja yang berlainan — baca panduan nota kredit kami.
Nota kredit daripada pembekal (supplier credit note) ialah dokumen yang mengurangkan jumlah pada invois belian asal. Pembekal keluarkannya apabila barang dipulangkan, rosak, kurang dihantar, tersalah caj atau anda terlebih bayar. Maksudnya hutang anda kepada pembekal berkurang — bukan anda menerima pendapatan.
Isi Kandungan
- 01. Situasi anda dan apa perlu dibuat
- 02. Apa maksud nota kredit daripada pembekal
- 03. Bila pembekal akan keluarkan nota kredit: 6 situasi biasa
- 04. Beza nota kredit yang anda keluarkan dan yang anda terima
- 05. Contoh nota kredit daripada pembekal
- 06. Semak tujuh perkara ini sebelum anda terima
- 07. Cara rekod secara manual
- 08. Cara rekod dalam Niagawan
- 09. Kesan pada rekod belian dan untung-rugi
- 10. Kesilapan biasa
- 11. Soalan lazim
01. Situasi anda dan apa perlu dibuat
Cari baris yang sama dengan keadaan anda. Setiap satu membawa ke bahagian yang menerangkannya.
| Apa yang berlaku | Apa maksud nota kredit itu | Apa anda perlu buat |
|---|---|---|
| Anda pulangkan barang kepada pembekal | Nilai barang yang dipulangkan ditolak daripada hutang anda | Padankan dengan invois belian asal — bahagian 05 |
| Barang sampai rosak atau tak sama spesifikasi | Pembekal kurangkan caj untuk barang yang bermasalah | Semak nilai sebelum terima — bahagian 06 |
| Kurang dihantar (short delivery) | Anda dicaj untuk 10 unit, hanya 8 sampai; 2 unit dikreditkan | Padankan dengan nota penghantaran — bahagian 06 |
| Pembekal tersalah caj harga | Beza antara harga tersalah dan harga betul dikreditkan | Semak harga seunit — bahagian 06 |
| Diskaun atau rebat diberi selepas invois keluar | Potongan yang dijanjikan diberi melalui nota kredit | Rekod seperti biasa — bahagian 08 |
| Anda tersilap bayar lebih | Lebihan disimpan sebagai kredit untuk belian akan datang | Jangan anggap sebagai duit masuk — bahagian 09 |
Naluri pertama ramai orang ialah padam invois belian itu dan taip semula ikut jumlah baru. Jangan. Nota kredit wujud supaya kedua-dua dokumen kekal — invois asal menunjukkan apa yang dicaj, nota kredit menunjukkan apa yang ditolak, dan sesiapa yang semak kemudian nampak sebab jumlahnya berubah.
02. Apa maksud nota kredit daripada pembekal
Mudahnya begini. Katakan invois belian anda bulan ini RM1,240.00. Pembekal hantar nota kredit RM114.00 sebab tiga beg tepung sampai dalam keadaan basah.
Invois belian RM1,240.00 − nota kredit RM114.00 = anda hutang RM1,126.00
| Invois belian | RM1,240.00 |
| ↓ 3 beg tepung sampai basah | −RM114.00 |
| ↓ Pembekal keluarkan nota kredit | RM114.00 |
| Baki hutang anda | RM1,126.00 |
Itu sahaja yang berlaku. Anda tidak menerima RM114 tunai. Anda cuma bayar kurang RM114 bila tiba masa membayar pembekal itu. Kalau anda sudah pun bayar penuh RM1,240 sebelum ini, barulah timbul pilihan sama ada pembekal pulangkan duit itu atau simpan sebagai kredit untuk belian anda yang seterusnya.
Nama dokumennya berbeza-beza ikut pembekal — credit note, nota kredit, CN, supplier credit note, credit note from supplier, kadang-kadang nota kredit belian atau ringkasnya supplier credit. Semuanya merujuk dokumen yang sama.
03. Bila pembekal akan keluarkan nota kredit: 6 situasi biasa
Halaman ini dahulunya menyebut satu sebab sahaja — pesanan yang tidak dapat dihantar. Itu satu daripada enam yang biasa berlaku:
| Sebab | Contoh biasa |
|---|---|
| Pulangan barang | Anda pulangkan stok yang tidak laku atau tersalah pesan, dan pembekal terima pulangan itu |
| Barang rosak | Kotak penyet, botol pecah, bahan basah semasa penghantaran |
| Kurang dihantar | Invois caj 10 kotak, hanya 8 kotak sampai |
| Tersalah caj harga | Dicaj RM45 seunit sedangkan harga yang dipersetujui RM42 |
| Diskaun selepas invois | Rebat pembelian pukal atau potongan pelanggan tetap yang diberi selepas invois keluar |
| Bayaran lebih | Anda transfer RM1,300 untuk invois RM1,240 |
Sebab itu penting kerana ia menentukan apa yang anda patut semak. Nota kredit untuk barang rosak patut padan dengan bilangan barang yang rosak; nota kredit untuk tersalah harga patut padan dengan beza harga seunit didarab kuantiti.
04. Beza nota kredit yang anda keluarkan dan yang anda terima
Ini yang paling kerap mengelirukan, sebab dokumennya nampak hampir serupa. Yang membezakan ialah arahnya.
| Anda KELUARKAN kepada pelanggan | Anda TERIMA daripada pembekal | |
|---|---|---|
| Siapa tulis dokumen | Anda | Pembekal |
| Ia rujuk invois mana | Invois jualan anda | Invois belian anda |
| Kesannya | Pelanggan hutang anda kurang | Anda hutang pembekal kurang |
| Dalam rekod | Jualan berkurang | Kos belian berkurang |
| Panduan penuh | Nota kredit: maksud, contoh & cara buat | Halaman ini |
Tanya satu soalan sahaja: siapa yang tulis dokumen ini? Kalau nama pembekal di atas, ia menolak apa yang anda hutang. Kalau nama kedai anda di atas, ia menolak apa yang pelanggan hutang.
05. Contoh nota kredit daripada pembekal
Kita guna kedai yang sama seperti dalam panduan nota kredit — cuma kali ini Kedai Kek Aisyah berada di sebelah pembeli.
Ceritanya: Aisyah beli bahan daripada Pembekal Bahan Kek Sri Murni. Invois belian P-2026-0132 bertarikh 12 Julai, jumlah RM1,240.00. Bila stok sampai, tiga beg tepung gandum 10kg didapati basah. Sri Murni terima aduan itu dan hantar nota kredit.
| No. Nota Kredit | SCN-2026-0088 |
| Tarikh | 16 Julai 2026 |
| Daripada | Pembekal Bahan Kek Sri Murni |
| Kepada | Kedai Kek Aisyah |
| Rujukan Invois Belian | P-2026-0132 (12 Julai 2026) |
| Sebab | 3 beg Tepung Gandum 10kg — basah semasa penghantaran |
| Perkara dikreditkan | Kuantiti | Harga seunit (RM) | Jumlah (RM) |
|---|---|---|---|
| Tepung Gandum 10kg | 3 | 38.00 | 114.00 |
| JUMLAH KREDIT | 114.00 | ||
Kesannya pada apa yang Aisyah perlu bayar:
Invois belian RM1,240.00 − nota kredit RM114.00 = baki perlu dibayar RM1,126.00
Kedua-dua dokumen kekal dalam fail Aisyah. Bila dia semak penyata bulanan Sri Murni hujung bulan, jumlah yang tertera di situ sepatutnya RM1,126.00 — dan kalau tidak, dia ada dua dokumen untuk menunjukkan sebabnya.
06. Semak tujuh perkara ini sebelum anda terima
Nota kredit adalah dokumen kewangan. Sebelum anda failkan dan rekod, semak tujuh perkara ini — ambil masa satu minit, dan ia menangkap hampir semua masalah:
1. Ada nombor rujukan invois belian yang betul — bukan invois lain.
2. Nama kedai anda dieja betul sebagai penerima.
3. Kuantiti padan dengan apa yang benar-benar dipulangkan atau bermasalah.
4. Harga seunit sama dengan harga pada invois belian asal.
5. Jumlah betul bila didarab — kira sekali dengan kalkulator.
6. Kalau invois asal ada diskaun, nota kredit sepatutnya menolak diskaun yang sama.
7. Tarikh selepas tarikh invois belian, bukan sebelum.
Perkara nombor 6 yang paling kerap terlepas pandang. Kalau anda beli dengan diskaun 5%, anda tidak pernah bayar harga penuh — jadi kredit yang dipulangkan pun sepatutnya ditolak diskaun yang sama. Kalau tidak, anda dikreditkan lebih daripada yang anda bayar, dan baki dengan pembekal itu tidak akan padan.
07. Cara rekod secara manual
Kalau anda masih guna buku atau Excel, nota kredit pembekal direkod sebagai tolakan pada belian — bukan sebagai jualan, dan bukan sebagai duit masuk.
| Langkah | Apa yang ditulis |
|---|---|
| 1. Failkan dokumen | Simpan nota kredit bersama invois belian asal, distaple jadi satu |
| 2. Catat dalam rekod belian | Satu baris baharu: tarikh, no. nota kredit, nama pembekal, jumlah dalam kurungan atau lajur “tolak” |
| 3. Kemas kini baki pembekal | Tolak jumlah kredit daripada apa yang anda hutang pembekal itu |
| 4. Bila membayar | Bayar baki selepas tolak, dan tulis kedua-dua nombor dokumen pada slip bayaran |
Cara ini berkesan sepenuhnya untuk beberapa pembekal. Masalahnya datang bila bilangan bertambah — anda perlu ingat sendiri nota kredit mana sudah ditolak dan mana belum, dan bila pembekal hantar penyata bulanan yang tidak padan, anda terpaksa selak satu-satu untuk cari puncanya.
08. Cara rekod dalam Niagawan
Kalau nota kredit cuma satu dua sebulan, cara manual di atas masih memadai. Masalah mula timbul apabila satu pembekal ada banyak invois, beberapa pulangan barang dan beberapa nota kredit dalam bulan yang sama. Anda perlu tahu nota kredit mana berkaitan dengan invois belian mana — kalau tidak, baki pembekal anda tidak akan padan dengan penyata yang mereka hantar.
Dalam Niagawan, pelarasan itu dikaitkan terus dengan invois belian asal.
Pembekal keluarkan Nota Kredit kerana mereka mengurangkan jumlah yang anda hutang kepada mereka. Dari sudut rekod anda pula, transaksi yang sama direkod sebagai Nota Debit terhadap pembelian — anda mendebitkan akaun pembekal itu. Dua nama berbeza, tetapi merujuk pelarasan yang sama, cuma dilihat dari pihak yang berlainan.
Jadi langkahnya ialah mengeluarkan Nota Debit terhadap invois belian berkenaan, supaya jumlah yang dikreditkan ditolak daripada invois belian yang betul:
| Langkah | Apa yang anda buat |
|---|---|
| 1. Buka invois belian | Menu > Expense/Purchase > Purchase Invoice, kemudian klik butang ▶ pada invois belian berkenaan |
| 2. Mula nota debit | Klik butang Nota Debit, kemudian butang ➕ untuk tambah rekod |
| 3. Padankan invois | Cari mengikut nombor invois belian — contohnya P1900001 |
| 4. Masukkan barang | Klik pautan Add Return Item, klik ▶ untuk tambah. Kalau lebih daripada satu unit, klik ▶ untuk edit unit dan simpan. Untuk produk berbeza, klik semula Add Return Item |
| 5. Simpan | Klik butang Simpan |
Bezanya dengan cara manual bukan pada bilangan langkah, tetapi pada apa yang berlaku selepas anda simpan:
| Guna buku atau Excel | Guna Niagawan |
|---|---|
| Anda tolak sendiri baki pembekal, dan ingat sendiri nota kredit mana sudah diguna | Baki pembekal berkurang sendiri sebaik nota debit disimpan |
| Bila penyata pembekal tak padan, selak fail satu-satu | Nota debit terikat pada invois belian asal, jadi puncanya kelihatan terus |
| Kos belian bulan itu dikira semula secara manual | Kos belian dikemas kini bersama rekod |
Tak apa — ramai bisnes kecil bermula begitu, dan ia memadai selagi pembekal anda sedikit. Bila jumlah pembekal dan nota kredit mula bertambah, barulah sistem menjimatkan masa yang nyata. Lihat cara Niagawan uruskan belian dan pembekal.
09. Kesan pada rekod belian dan untung-rugi
Nota kredit pembekal menyentuh dua tempat dalam rekod anda:
| Tempat | Apa yang berubah | Kenapa ia penting |
|---|---|---|
| Hutang kepada pembekal | Berkurang mengikut jumlah kredit | Supaya anda tidak terlebih bayar bila tiba masa membayar |
| Kos belian | Berkurang mengikut jumlah kredit | Kos yang lebih rendah bermakna untung sebenar anda lebih tinggi daripada yang tertera sebelum ini |
Secara ringkas, nilai pembelian yang berkaitan akan dilaraskan mengikut nota kredit itu. Cara tepat ia direkod boleh bergantung pada jenis pembelian dan cara stok atau perbelanjaan direkod dalam bisnes anda.
Sebab itu nota kredit yang tidak direkod menyusahkan dua kali. Anda berisiko membayar pembekal ikut jumlah lama, dan kos belian anda kelihatan lebih tinggi daripada yang sebenar — jadi untung bulan itu nampak lebih rendah daripada yang betul.
Nota kredit daripada pembekal bukan jualan dan bukan pendapatan. Ia mengurangkan kos, bukan menambah hasil. Merekodkannya sebagai duit masuk akan menaikkan angka jualan anda secara palsu.
10. Kesilapan biasa
| Kesilapan | Cara betul |
|---|---|
| ❌ Padam atau edit invois belian asal ikut jumlah baharu | ✅ Biarkan invois asal, rekod nota kredit sebagai dokumen berasingan |
| ❌ Rekod sebagai duit masuk atau jualan | ✅ Rekod sebagai tolakan pada kos belian |
| ❌ Failkan sahaja tanpa merekod apa-apa | ✅ Rekod terus — kalau tidak anda akan bayar ikut jumlah lama |
| ❌ Lupa tolak diskaun yang sama seperti invois asal | ✅ Kalau invois asal berdiskaun, kredit pun ditolak diskaun yang sama |
| ❌ Padankan dengan invois belian yang salah | ✅ Semak nombor rujukan pada nota kredit sebelum merekod |
11. Soalan lazim
Adakah nota kredit daripada pembekal bermakna saya dapat duit balik?
Selalunya tidak secara terus. Ia mengurangkan jumlah yang anda hutang, jadi anda bayar kurang pada bayaran berikutnya. Kalau anda sudah pun membayar invois itu sepenuhnya, barulah timbul soal sama ada pembekal memulangkan duit atau menyimpannya sebagai kredit — itu bergantung pada persetujuan anda dengan pembekal berkenaan.
Apa beza nota kredit dan nota debit di sini?
Nota kredit ialah dokumen yang pembekal hantar kepada anda. Nota debit pula yang anda keluarkan dalam rekod sendiri untuk memadankan kredit itu pada invois belian yang betul. Perbandingan penuh kedua-dua dokumen ada dalam panduan nota kredit.
Perlukah saya simpan nota kredit pembekal?
Ya — simpan bersama invois belian asal. Ia dokumen yang menerangkan kenapa jumlah yang anda bayar berbeza daripada jumlah pada invois, dan itu soalan pertama yang akan ditanya bila rekod disemak kemudian.
Bagaimana kalau nota kredit itu salah?
Hubungi pembekal sebelum merekodnya. Nota kredit yang salah jumlah akan menyebabkan baki anda dengan pembekal itu tidak padan, dan lebih mudah diperbetulkan sebelum ia masuk ke dalam rekod anda.
Pembekal saya panggil ia supplier credit, sama ke?
Sama. Credit note, nota kredit, CN dan supplier credit merujuk dokumen yang sama — sesuatu yang mengurangkan jumlah yang anda hutang kepada pembekal itu.
Kalau barang dipulangkan tetapi pembekal tak hantar apa-apa dokumen?
Minta satu. Tanpa dokumen, tiada rekod bertulis yang menunjukkan kenapa anda membayar kurang daripada jumlah invois, dan perbezaan itu akan timbul semula bila penyata pembekal disemak.
Mahu faham nota kredit secara keseluruhan — contoh lengkap, anatomi setiap medan dan templat percuma? Baca panduan induknya: Nota Kredit (Credit Note): Maksud, Contoh & Cara Buat.
Belum jelas dokumen belian yang asal? Lihat beza purchase order dan purchase invoice. Untuk keseluruhan dokumen jual-beli pula — sebut harga, invois, resit dan nota — ada di panduan contoh invois.